委託契約の仕様を変更する

今の管理会社との契約の仕様を変更することで、委託費の削減をできる場合もある。 これまでと契約内容を変えるってこと。

何をどう変えるの？

例えば清掃の回数を週３回から２回に変えましょう、とか。

今より落とすってことね。落として安くなるなら当たり前じゃない。

まぁそうなんだけどさ。

落とさず安くするのがプロなんじゃないの？

昔はそうだったよ。仕様を落とすなんてそんなあることじゃなかった。 落としたら意味ないでしょっていうプライドもあったし。

今はないの？

かなり厳しくなってきてる。人件費が高騰して委託費がどんどん値上がりしてるから。

物価がすごいことになってるもんね。

なんでも高くなってる中、委託費だけ現状維持ですむわけないじゃないか。むしろ今は管理会社が委託費の値上げを打診してくる時代なの。

攻守交代したんだ。

そんな感じ。管理組合のほうもね、それは仕方ないと思ってるんだよもう。そういう時代だからねー、って感じで。

受け入れてるんだ。降参したんだね。

いや、仕方ないとは思ってるけど受け入れてるわけでもなくて、管理費が赤字になるのは困るし管理費の値上げもしたくない。

じゃどうすんのさ。

だから仕様を落とそう、と。
昔より仕様の変更を受け入れやすい雰囲気になってる。

さえない状況だね。

いやまぁね、これまで見てきたように、管理費支出の削減にはいろいろな方法があるからさ、電気料金の削減とかね。 管理会社のサービスを落とさずに支出を減らすこともできるんだよ、大抵の場合。

そうなの？だったらそれでいいんじゃないの？

でもそれだと５〜１０％ぐらいしか安くならないケースが多くてさ、頑張ってそれぐらいだったらもういいです止めときます、って管理組合も考えやすい。

やる気でないんだ。

うん、諦めて帰っちゃう。大きく下がりそうなケースしか、管理組合はコンサルに頼もうと思わない。

めんどくさいもんね。

それにさっきも言ったけど、昨今は管理会社から値上げを打診してくることも多いからさ、いくら電気料金とかで５〜１０％削減したって、この先それ以上に委託費が値上がりしたらつらいじゃないか。

厳しいね。

だから最近の管理費削減の案件では、管理会社との契約内容を変更することがむしろ普通になってきてる。多少サービス落としてもいいから安くしてくださいってわけ。

サービス落とすとガポッと安くなるもんなの？

電気料金とか他の諸々と合わせて１０〜２０％ぐらい下がることが多いかな。昔はこれぐらい、仕様を変えなくたっていけたんだけど。

昔は良かった、ってやつだね。

しかもそれは管理会社が値上げを打診してきてない場合の話でさ、向こうが値上げを要求して管理組合が受けいれる気になってる場合だと、契約内容を落としても、トータルでトントンかちょっと安くなるぐらいだったりする。

じゃ意味ないじゃん。

そんなことないさね。値上げをさせずに現状維持に抑えることができたんだから。

あんまり嬉しくないけどなぁ。

こっちも頑張ってるんだよ。大変なんだ。

さて、管理会社のサービスを落とすことになったとしよう。

しよう。

何をどんな風に落とせばいいかという話なんだけど、まずは今の契約に不要なサービスが含まれてないか探してみる。

不要といいますと？

利用率の少ないサービスってあるんだよ。 鍵をなくしたときに業者を無料で派遣しますとか。 そういうのは管理組合の方から、これ要らないんじゃないですかって提案されることもある。

なくても困らなそうではあるよね。

要らないサービスを廃止することで実害なく委託費を下げられれば、みんなが幸せになれる。

管理会社以外はね。

でも今まであったサービスを廃止するのって、やっぱりそれなりに意味が重い。 これ要らないんじゃないかってサービスでも高齢者には意外とニーズがあったり、なんてことがあるから。

そんなもんですか。

部屋の電球を管理会社が交換します、といったサービスがけっこう人気があったりして、ああそういうものなんだな、と。

人それぞれですからな。

だから利用率を確認して、アンケート取ったりしながら、慎重に進めてかないといけない。

いけない。

そんな風に丁寧に進めていると、どんどん時間が延びる。 だから今の仕様を見直したり落としたりというのは、コンサルにとって手間のかかる仕事なんだ。

なんだ。

てきとーにやろうと思えばできるんだけどね。そういうところにコンサルの仕事レベルの差が出るんだよ。

さて、不要なサービスをなくすだけで収まればいいけど、実際にはやっぱりあって欲しいサービスも落とすことを余儀なくされることが多い。

あらま。何を落としちゃうの？

委託費の多くを占めるのは派遣されるスタッフの人件費だから、管理人業務、清掃業務、設備点検が主なターゲットになる。

管理人さん、いなくなっちゃうの？

時短してもらうの。これまで８〜２０時だった勤務を９〜１７時にしてもらうとか、週６勤務を週５に変えるとか。

さびしくなるね。

あとは清掃と点検。お金ないのに毎月１回のポリッシャー清掃いらないでしょとか、オートドア年に４回も点検する必要あるかなぁ、マンションにあった仕様を考える。

考える。

仕様を落とすだけでなしに、反対に上げてもらうこともある。 毎月１回の特別清掃を３ヶ月に１回に落としていいから、そのかわり日常清掃の回数を増やしてくださいとか。

とか。

あるいは掃除の回数減らしていいから、そのぶん１回あたりを時間かけてしっかりやってほしい、とかね。 回数こなせばいいんだろで、１回の掃除をすぐに終わらせる会社もあるから。

なるほど。

そういう提案は、コンサルがマンションの現状をしっかり把握してないとできないんだ。 だから事前の調査・ヒアリングが重要になる。

なる。

調査にどこまでの時間をかけてほしいかは管理組合が決めることだけど、 それによってこちらの仕事の質はずいぶん変わってくることを、わかっておいてもらいたい。

おきましょう。

管理会社への全部委託をやめて分離発注することで、委託費を大きく下げられることもある。

なんのこと？

管理会社の５大業務ってあるんだよ。事務・管理人・清掃・設備管理・緊急対応。 そのうち清掃・設備管理・緊急対応の３つを外部の業者に委託して、委託費を大きく下げたことがある。年に７００万円ぐらい。

そりゃすごい。

管理会社にもよるんだけど、５業務それぞれにたっぷりマージン乗せてる会社もあるからさ、分離発注するだけで今でも大きく安くなる可能性があるんだ。

いいですな。サービス落ちたりしないの？

いろいろな業者と個別契約すると管理組合の手間が増える。そういう意味で元の契約と比べて仕様が落ちたといえなくもないけど、魅力的な選択肢だと思う。